Millainen työ, sellaiset toimitilat

Poikkeusaika on herättänyt yritykset pohtimaan toimitilojen merkitystä entistä tarkemmin. Miten sopivat tilat yritykselle löytyvät? Nähdäänkö tulevaisuudessa enemmän satelliittitoimistoja ja joustavia työtiloja?

Työn tekemisen tavat ja sen myötä myös yritysten toimitilatarpeet muuttuvat. Poikkeusaika on vielä nopeuttanut monia muutoksia ja esimerkiksi etätyöstä on tullut osa lähes jokaisen tietotyötä tekevän arkea. Tarvitaanko omaa toimistoa tulevaisuudessa enää lainkaan, kun työt sujuvat myös etänä?

• Toimistot eivät katoa, mutta niiden käyttötavat muuttuvat. Korona pakotti monet yritykset miettimään, miten työ organisoidaan, missä sitä tehdään ja kenen kanssa. Etätyö jää varmasti osaksi monien arkea poikkeustilan jälkeenkin, mutta samalla toimivien toimitilojen merkitys tulee kasvamaan, ennustaa yhteisöllisiä työtiloja tarjoavan Crazy Townin toimitusjohtaja Mikko Markkanen.

Myös S-Pankki Kiinteistöt Oy:n Asset Manager Tiia Vuolle sanoo, että tulevaisuudessa yritykset kiinnittävät tiloihin entistä enemmän huomiota.

• Sopivien tilojen etsintään tullaan laittamaan entistä enemmän paukkuja, ja tilojen suunnittelutyö kasvattaa merkitystään, Vuolle arvelee.

Miten sopivat toimitilat löytyvät? Sekä Vuolle että Markkanen sanovat, että suurimmalle osalle yrityksistä tärkein asia on sijainti. Sen jälkeen lähdetään miettimään, millaisia tiloja työ vaatii tuekseen.

Sijainti on ykkönen

Markkanen kertoo, että halutuimmat toimitilat keskittyvät keskustoihin ja solmukohtiin, joista on hyvät liikenneyhteydet.

• Myös se, millaisia kumppaneita yritys tarvitsee, on tärkeää. Löytyykö sopivia kumppaneita naapuritoimistosta tai jopa naapurihuoneesta? Se saattaa olla ratkaiseva tekijä toimitilan valinnassa, Markkanen sanoo.

Crazy Townin omassa liiketoiminnassa keskeistä on paitsi tilan jakaminen, myös yhteisön luominen, toisilta oppiminen ja sparraaminen. Vuolle muistuttaa, että varsinkin pienillä yrityksillä on harvemmin omaa henkilöstöä hoitamassa erilaisia palveluita. Silloin on erityisen tärkeää hakeutua ympäristöön, josta tarvittavat palvelut voi ostaa helposti läheltä.
Joissakin tapauksissa yritysten on perusteltua harkita jopa useampia toimipisteitä. Markkanen puhuu hybridimallista, jossa yrityksellä on yksi päätoimipiste ja lisäksi yksi tai useampia satelliittitoimistoja. Pääkonttori voi olla vaikkapa Helsingin keskustassa ja satelliittitoimistot esimerkiksi Tampereella ja Riihimäellä. Välillä töitä tehdään kotoa käsin.

• Ihmiset arvostavat yhä enemmän joustavia työoloja. Jos ääripäissä ovat ensinnäkin se, että yrityksellä on yksi iso pääkonttori kaupungin keskustassa ja toisaalta se, että omia tiloja ei ole lainkaan vaan työntekijät tekevät etätöitä kotoa käsin, löytyy monelle yritykselle paras ratkaisu siitä välistä. Välimuotoja alkaa muodostumaan sinne, missä ihmiset asuvat. Satelliittimainen työskentely on kasvava ilmiö, joka tulee ravistelemaan toimitilamarkkinaa nimenomaan tietotyössä, Markkanen sanoo.

Tilojen joustavuus nousee arvoon

Toimiston sijainnin lisäksi ensisijaisen tärkeää on miettiä tarpeita, joihin tilalla vastataan. Minkä kokoinen työyhteisö on, ja millaista työtä kukin tekee ryhmän sisällä?

• Yksi koodaa kahdeksan tuntia päivässä ja haluaa työskennellä omassa rauhassaan, oman työpisteen äärellä. Toinen taas ei tarvitse omaa työpistettä ollenkaan: työ on liikkuvaa, ja silloinkin kun ollaan toimistolla, luodaan ja innovoidaan ryhmissä. On hyvä miettiä yrityksen arkkityyppejä ja sitä kautta erilaisia tarpeita, Markkanen neuvoo.

Etätyön lisääntymisestä huolimatta yritysten toimitilatarve ei automaattisesti vähene. Samanaikaisesti toimistolla työskentelevän henkilöstön määrä ehkä vähenee, mutta tiloille herää uudenlaisia tarpeita. Sekä Markkanen että Vuolle arvioivat, että perinteisen avotyötilan alue pienenee tulevaisuudessa, ja tilalle tulee monimuotoisempia työskentelyalueita. Esimerkiksi kaikki Crazy Townin tilat ovat nykyään monitilatoimistoja.

• Joustavien työtilojen kysyntä kasvaa. Tarvitsemme tiloja yhteistyöhön, lisääntyneisiin etäpalavereihin ja rauhalliseen työskentelyyn. Kun puheluiden ja videopalaverien määrä kasvaa, tarvitaan enemmän esimerkiksi pieniä neuvottelutiloja, Markkanen sanoo.

Vuolle ennustaa, että monitilatoimistoihin siirtyminen ja koronan mukanaan tuomat muutokset saattavat joissakin tapauksissa jopa lisätä tilan tarvetta.

• Kun kymmenen hengen toimistossa kolme henkilöä pitää samanaikaisesti videopalaveria, täytyy saatavilla olla useita erillisiä tiloja. Etätyön rinnalle kaivataan varmasti turvallisia ja joustavia työtiloja jatkossakin.