Känslor behövs i distansarbete

Distansarbete har blivit allt vanligare och videomöten, e-post och snabbmeddelanden har blivit ett vardagligt sätt att hålla kontakt med kollegerna. Onödiga möten har fallit bort, men nu finns å andra sidan inte heller gemensamma kaffepauser och samtal i korridorerna. Hur ska man se till att kommunikationen på arbetsplatsen fungerar och känslorna kommer till uttryck också när man distansjobbar?

Varför känns det så annorlunda att mötas på skype, zoom eller teams än ansikte mot ansikte? Forskaren Mari Falcon från Helsingfors universitet har forskat i social interaktion och skillnaderna mellan nätbaserad och naturlig interaktion. Hon berättar att mycket av det som kännetecknar naturligt umgänge saknas under videomöten.

– På videomöten saknas till exempel ögonkontakt, vilket har bevisats vara en viktig faktor för att bygga upp förtroende. På video saknas också det gemensamma rummet och därmed den gemensamma uppmärksamhet, som har befunnits utgöra en väsentlig del av den sociala interaktionen och som är kopplad bland annat till inlärning.

Enligt Falcon får vi under interaktion ansikte mot ansikte information om den andras känslor och avsikter i form av sociala tips. När interaktionen flyttar till nätet minskar dessa tips.

– Betoningar i talet och ansiktets mimik och uttryck är tips som hjälper oss att tolka motpartens känslor och avsikter, och på så sätt bygga upp ett förtroende. När vi hoppar över till nätet saknas många sociala tips helt och hållet, eller så är de svårare att upptäcka, säger Falcon.

Undersökningar har visat att rytmen i människornas rörelser och fysiologiska signaler, såsom pulsen och hjärnans elektriska aktivitet, synkroniseras när vi fysiskt umgås med andra. Synkroniseringen står i sin tur i samband med interaktionens kvalitet.

– Synkroniseringen verkar vara en indikation på bland annat ett lyckat samarbete och en upplevelse av social närhet. Synkronisering verkar också hänga ihop med empatisk förmåga, som i stor utsträckning bygger på sociala tips. Under videosamtal saknas de sociala tipsen och kontakten kan vara fördröjd, för att inte tala om att tekniska problem kan förekomma. Allt detta minskar empatin, påverkar interaktionens dynamik och påverkar högst sannolikt även synkroniseringen och beteendet på ett fysiologiskt plan, berättar Falcon.

Öka din förståelse och använd emojier

Distansarbete och videomöten har ändå kommit för att stanna. Vad borde vi fästa uppmärksamhet vid för att vår kommunikation via digitala verktyg ska vara så smidig som möjligt? En bra utgångspunkt, enligt Falcon, är att vara medveten om att känslorna inte förmedlas på samma sätt i digitala kanaler som ansikte mot ansikte.

– Vi ska försöka minnas att där på andra sidan skärmen sitter en kollega som också försöker tolka situationen och tonfallet med lika knapphändiga sociala tips. Det kan vara bra att lägga ned lite mer tid på att fundera lite extra på hur mottagaren kanske tolkar ett visst beteende eller meddelande. På så sätt kan man aktivt försöka göra sin egen kommunikation tydligare. Som mottagare är det å andra sidan bra att försöka undvika övertolkningar i oklara situationer där man inte har tillräckligt med information för att tolka mottagarens tankar. Missförstånd kan ändå lätt uppstå, så låt oss vara mer förstående, råder Falcon.

I textbaserad kommunikation brister det givetvis allra mest i tolkningen av känslor. I fråga om e-post- och snabbmeddelanden uppmanar Falcon oss att fästa uppmärksamhet vid språkbruket.

– Undersökningar visar att människor i genomsnitt tolkar tonfallet i andras neutrala meddelanden som mer negativt än vad det är. Det är bra att fästa uppmärksamhet vid tonfallet, och om det passar in i situationen kanske lägga till en emoji.

Psykologisk trygghetskänsla viktig i distansarbete

När man inte är närvarande i samma rum måste man satsa mer på interaktionen och på att förmedla känslor. Nu när samtalen vid kaffeborden och i korridorerna har fallit bort är det bra om arbetsplatsen kan erbjuda andra plattformar som möjliggör också informella diskussioner.

– Cheferna kunde i den här situationen gärna rentav uppmuntra också till fria diskussioner som inte anknyter till jobbet, säger Falcon.

Falcon anser att allt som bidrar till en positiv atmosfär och god växelverkan, samt får de anställda att må bättre, får större betydelse under distansarbete. Den viktigaste faktorn i ledarskapet anser hon vara att man värnar om känslan av psykologisk trygghet.

– När man distansjobbar kommer frågor inte upp på samma sätt spontant som när man fysiskt arbetar i samma lokal. Därför är det av största vikt att man vågar ta upp olika frågor och de känslor som de väcker. Det är därför bra om man på arbetsplatserna kan betona att var och en får vara sig själv och på ett lämpligt sätt ta upp sina egna åsikter, tankar och känslor också via digitala kanaler.

Läs mer om försäkring av distansarbete.